企业印章的功能作用和规范

  印章的全生命周期的规范化管理，北海恒企会计培训学校为大家详述如下，希望对你们有所帮助。

  印章，作为一种身份的确认，就像个人身份经过签字一样（个人印章除代表法人等单位外，现在仅仅以个人名义的已经较少采用私章，也称签名章），一旦加盖，一般被视同是对加盖件的认可。因此，一般对印章的保管很严。在实务中，因为印章保管不善而发生各类问题，如单位公章被盗用后用于了签订借款协议、担保合同等等，会使企业的财产和声誉受到重大的损失。主要针对企业拟从印章的全生命周期视角，对印章的规范化管理进行梳理，以便从制度设计上降低此类风险。

  （一）刻章&启用

  刻章一定要到公安部门制定的具有《特种行业许可证》的单位进行，并在公安机关予以备案。刻章的时候，选用硬质材料，以便满足可验证、可防伪、便于长久保存的要求。

  刻章完成后可正式下发启用文件，明确使用范围和时间。

  （二）使用保管

  印章在使用环节较关键的要把握几类原则：

  1、专人保管

  印章一般采取可靠的专人予以保管，不得擅自委托他人予以保管，便于岗位职责明确，责任归口到位，做到“谁保管、谁使用、谁负责”。另对于保管位置，建议下班之后放入保险柜，以防丢失被盗。工作期间也应当有保护措施，防止被人擅自加盖。

  2、不相容职务相分离原则

  与相关联重要事项需设置不同的岗位进行相互牵制与监督一样，印章也有必要进行“权力”分解。不相容职务如未做到分离，不符合内部控制原则，岗位制约的严重失效可能会产生一定的道德风险。如在银行预留的印鉴卡的财务章和法人章，必须由两个人予以保管，便于有效监督。

  3、申请&审批留痕

  实务中，大部分的公司都有自己的OA办公系统，用印申请和审批可以经过办公系统做留痕管理，使整个流转环节都有迹可循。如果公司办公条件无法实现，则可以经过纸质单据的形式进行逐级审批，涉及到货币计量的经济事项放入财务的原始凭证中。

  4、备查台账登记

  拥有自动化办公软件的可以定期经过后台数据导出用印数据，便于内审审核，发现不合理的现象，应当予以处置。当然，也可以采用纸质单据的形式，由用印人对用印材料进行签名确认，方便日后查看和追溯。这一点对于印章保管、使用者尤其需要注意，否则可能存在需要承担擅自加盖的责任，可能被追究有关责任，如：导致经济损失的，可能要承担一定的赔偿责任等。

  5、严禁空白资料盖章

  企业印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展。在通常的理解中，盖章是对所涉及的文书内容的认可。因此，在空白资料（介绍信、收入证明、合同、印鉴、发票等）上盖章，会使管理失控，更有可能会导致被授予权力的扩大和滥用的危险，甚至会产生潜在的各类法律风险。

  法规链接：《较高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》（法释〔1998〕7号）第四条规定：“个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的除外。”

  如却因工作需要，必须在空白资料上盖章的，可以注明原因，经过逐级审批，并使用恰当的形式限制权限（如在恰当的位置注明“仅限某某事项使用”等）后盖章，并在使用完毕后进行核销处理。

  6、更名或损坏处理

  《浙江省印章刻制治安管理办法》第十条指出，因单位或者机构名称变更或者公章损坏，需要重新刻制公章的，按照规定重新办理刻制手续；新公章刻制后，原有公章作废，并予以封存或者销毁。

  7、丢失处理

  《浙江省印章刻制治安管理办法》第十条公章规定：被抢、被盗或者因其他原因丢失的，应当立即向原办理刻制公章材料核实的公安部门如实报告，并在所在地设区的市以上公开发行的报纸上声明原公章作废；需要重新刻制的，凭作废声明按照本办法第七条的规定办理刻制手续。重新刻制的公章应当与原公章有明显的区别。

  8、回收封存

  如部门撤销、项目暂告一段落，则应将相应的印章予以回收封存。企业因故对印章需要封存的，不能让个人擅自保存，以免被擅自不当使用。

  （三）上缴&销毁

  公司注销后，应上缴公章，或因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。此时，注意企业宣告破产并不等于破产人的法人主体资格注销，其仍具有法人主体资格。此时，一般是管理人接手其日常运营和管理。

  法规链接1：《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第二十一条规定：企业法人办理注销登记，应当提交法定代表人签署的申请注销登记报告、主管部门或者审批机关的批准文件、清理债务完结的证明或者清算组织负责清理债权债务的文件。经登记主管机关核准后，收缴《企业法人营业执照》《企业法人营业执照》副本，收缴公章，并将注销登记情况告知其开户银行。

  法规链接2：《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十四条：国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章，如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。

  四、印章管理中的挑战

  （一）电子印章

  电子政务、电子商务已经是我们经济活动和生活日常的组成部分。限制，行政审批等批准件或办结件，一般都赋予了自行打印的功能。企业现在也广泛使用无纸化的文件。现行《中华人民共和国电子签名法》指出，在民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。从规定可以得出，除了不得使用电子签名的几种情形下，双方当事人可以就是否使用电子签名进行约定，约定后，不得因为采用电子签名而否认效力。但在实务中许多已经不再有选择的余地，比如电子发票上加盖电子发票专用章，具有与普通发票同样的法律作用，且在一些领域一般不再使用相应的纸质发票（如ETC）。

  企业对于电子印章的管理，目前尚未看到专门的规定，一般可以参照实物印章管理办法，对于印章根据不同的功能赋予不同权力的人给予确认加盖。

  法规链接：《中华人民共和国电子签名法》第三条提到以下几种情形不得适用电子签名：1）在涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；2）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；3）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。《中华人民共和国电子签名法》十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。其中十三条对电子签名视为可靠的几点必备条件予以列示：1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

  虽然，也提出了当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。但是在实务中，由于历史交易习惯的影响，人们对企业电子印章的接受度比较低，普及度不高。这可能与电子印章的防伪与识别能力存在疑问，以及相关的法规规定不配套有关。

  （二）表见代理

  企业印章属于企业所有，代表企业身份，保管人或使用人仅在职权之内使用，可以视为一种行使印章代理权力。但由于种种原因，使用者使用时可能违背印章使用本意（在专用术语上称为表见代理情形），就会发生纠纷。如，《关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》第十三条规定：“合同法第四十九条规定的表见代理制度不仅要求代理人的无权代理行为在客观上形成具有代理权的表象，而且要求相对人在主观上善意且无过失地相信行为人有代理权。合同相对人主张构成表见代理的，应当承担举证责任，不仅应当举证证明代理行为存在诸如合同书、公章、印鉴等有权代理的客观表象形式要素，而且应当证明其善意且无过失地相信行为人具有代理权。”

  1、几种常见的情形

  1）私刻企业印章。如印章发生被盗、毁损后，未按照正常的程序报告和登报，再行私自刻制印章；为了“方便使用”，刻两枚甚至以上的公章；甚至出现“正规”印章未经公安备案，“私刻”印章的情形。无论是出于无知还是故意，笔者均建议按照公安要求的备案程序和国家规定的印章数量予以规范，减少各类不必要的风险。

  2）未按规定使用印章，如私自盗用，串通私用等。加强印章的保管、审批、监督是非常关键的约束。

  3）伪造印章。《合同法》第三十二条规定，当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。此时，法定代表人或授权人签字后，合同即生效，即使印章是伪造的，较难对抗善意对应方。因此，如果发现被伪造，应尽快予以报案，通知债权债务人并进行更换印章。

  4）越权使用。违反公司内部规定签订的合同，如公司章程（对内有约束力），采用部门印章&负责人形式签章。加强人员的培训和处罚告知是非常必要的。

  笔者翻阅多起诉讼案例和裁判的要旨，并结合一些专家的分析，得出：

  A、公司不能对同一印章的效力在不同的交易或诉讼中做不同选择；

  B、内部的约束不可以对抗善意第三人；

  C、挂靠人以被挂靠的人名义对外签订合同，风险由挂靠人承担。

  2、违法违规使用印章行为给予处罚的法律法规规定

  1）《中华人民共和国治安管理处罚法》第五十二条规定，对伪造、变造或者买卖国家机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织的公文、证件、证明文件、印章的处十日以上十五日以下拘留，可以并处一千元以下罚款；情节较轻的，处五日以上十日以下拘留，可以并处五百元以下罚款。

  2）《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定，伪造、变造、买卖国家机关公文、证件、印章罪；盗窃、抢夺、毁灭国家机关公文、证件、印章罪；伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪；伪造、变造、买卖身份证件罪。伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。

  马克思曾经说过：一有适当的利润，资本就胆大起来。如果有10%的利润，它就保证到处被使用；有20%的利润，它就活跃起来；有50%的利润，它就铤而走险；有100%的利润，它就敢践踏一切人间法律法规；有300%的利润，它就敢犯任何罪行，甚至冒绞首的危险。在巨大的利益面前，如此不痛不痒的处罚，很难对行业起到约束，更妄谈有效遏制。

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